iQ.Suite Safe - Durchgängige E-Mail-Ablage
Anforderung
- Sie möchten die E-Mail-Kommunikation mit Geschäftspartnern lückenlos oder selektiv zum Zwecke der Vollständigkeit, Nachverfolgung oder Stichprobenkontrolle aufzeichnen.
- Sie möchten Ihre E-Mails sicher archivieren, ohne ein komplettes Archivsystem anzuschaffen. Die archivierten E-Mails sollen jedoch später in ein Archivsystem überführt werden können.
- Sie möchten E-Mail-Journaling für ausgewählte Personen, Gruppen oder alle Anwender einrichten und die Vertraulichkeit der Daten sicherstellen.
Lösung
- Die geordnete, nachvollziehbare Ablage von E-Mails erlaubt Ihnen jederzeit den Zugriff auf Informationen, die per E-Mail übermittelt worden sind. Über Richtlinien entscheiden Sie, welche Geschäftsprozesse und Kommunikationspartner einbezogen werden sollen und legen die Zugriffsrechte auf die archivierten E-Mails fest.
- Die zentrale und für Benutzer transparente Ablage von E-Mails in verschiedenen logischen Archiven erfolgt bereits während der Zustellung. Die Verwendung mehrerer Archive, die Suche und die Wiederherstellung archivierter E-Mails ist möglich. In Verbindung mit dem Modul Bridge können Sie jederzeit die in Safe archivierten E-Mails in ein revisionssicheres Archivsystem überführen.
- Über die eingestellten Richtlinien legen Sie den Personenkreis für das lückenlose Journaling und die Zugriffsrechte auf archivierte E-Mails fest. Sie können definieren, ob und welche E-Mails verschlüsselt archiviert und mit einer digitalen Signatur versehen werden sollen. Somit ist die Unveränderbarkeit der archivierten Daten gewährleistet. Die Kontrolle über die verwendeten Schlüssel können ausgewählte und revisionsberechtigte Personen einsehen, z. B. Datenschutzbeauftragte.
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Vorteile
- Automatisches Erstellen neuer Ablageordner nach individuellen Vorgaben wie Größe oder Zeitraum.
- Verschlüsseln und Signieren aller aufzuzeichnenden E-Mails.
- Zugriff auf das Archiv nur für autorisierte Personen.
- Trennung von Systemadministration und Datenzugriff.
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