GROUP Business Software – The E-Mail-Compliance Company

GROUP Technologies erweiterte bereits im letzten Jahr sein Portfolio um eine zusätzliche Schutzmaßnahme: Avira SPACE (Spam and Phishing Advanced Cross platform Engine) für iQ.Suite Wall. Diese neue Option für unsere leistungsfähige Anti-Spam-Lösung bietet zusätzlichen Schutz bei der Abwehr von Spam- und Phishing-Mails. Basierend auf verschiedenen, sich ergänzenden Methoden ermöglicht Avira SPACE eine zuverlässige Spam-Erkennung bei gleichzeitig niedriger False Positive-Rate. Im kommenden Release der iQ.Suite steht erstmalig das automatische Update für unseren neuen Schutz zur Verfügung.

Auch die Unterstützung der neuen performanten SAVAPI3 Scan Engine von Avira für iQ.Suite 8.0 für Microsoft Exchange 2003/2007 und SMTP als auch für iQ.Suite 12.2 für Lotus Notes Domino steht in Kürze zur Verfügung.

Sie erhalten die neuen Versionen ab Anfang August wie gewohnt im Download Bereich.

Dass E-Mails nicht mehr aus der Unternehmenskommunikation und dem Geschäftsverkehr wegzudenken sind, steht außer Frage. Doch wie verhält es sich mit der Aufbewahrung der elektronischen Korrespondenz? Wie behält man den Überblick? Wie begegnet man überquellenden Mailordnern? Wie erfüllt man gesetzliche und betriebliche Vorgaben? Auf welche Art und Weise sollte man E-Mails speichern? Wie lange müssen E-Mails archiviert werden?

Diese und viele andere Fragen bestimmen das Thema E-Mail-Archivierung. GROUP Technologies hat sich diesen Herausforderungen angenommen und bietet mit der iQ.Suite im Bereich E-Mail-Archivierung die Gesamtlösung für mehr Effizienz und Rechtssicherheit.

Wir haben für Sie die 5 wichtigsten Regeln der E-Mail-Archivierung zusammengestellt:

1. Archivieren Sie manipulations- und rechtssicher!
Gesetze und Verordnungen geben sowohl Fristen (z.B. nach HGB) als auch Art und Weise der Aufbewahrung vor. Nur eine Lösung, welche Manipulationssicherheit gewährleistet, ist der Schlüssel zur Erfüllung dieser Vorgaben. Durch den Einsatz von iQ.Suite Bridge wird eine solche Manipulation von vornherein ausgeschlossen, indem ein-/ausgehende E-Mails vor Zustellung zum Endanwender archiviert werden. Eine Kopplung mit Archivsystemen von Dritt-Anbietern, wie beispielsweise IBM, ist gewährleistet.

2. Nutzen Sie die Beweiskraft der E-Mail-Kommunikation!
Gerne wird übersehen, dass E-Mails bei Streitigkeiten eine rechtliche Relevanz zukommen kann. E-Mail hat sich als Kommunikationsmittel durchgesetzt und ist häufig die einzige Möglichkeit, um Vereinbarungen, Geschäftsvorfälle, Terminverschiebungen u.v.m. nachweisen zu können. Deshalb sind E-Mails so zu archivieren, dass permanenter und schneller Zugriff möglich ist und die Integrität gewährleistet wird. GROUP bietet mit iQ.Suite Bridge und iQ.Suite Store zwei leistungsfähige Lösungen an, die durch ihre enge Verzahnung einen durchgängigen Archivierungsprozess ermöglichen und über integrierte Suchmechanismen den Zugriff auf Ihre E-Mails realisieren.

3. Vermeiden Sie die lokale Ablage von E-Mails!
Nicht selten werden Mitarbeiter in Ihrem Arbeitsfluss von überquellenden Postfächern ausgebremst. Die Folge sind Produktivitätsverluste oder was wesentlich gravierender ist: das Löschen wichtiger E-Mails oder deren lokale Ablage. In beiden Fällen sind diese E-Mails für das Unternehmen nicht mehr verfügbar und wertvolles Wissen kann auf diesem Wege verloren gehen. Um diesem Problem entgegenzuwirken, sorgt iQ.Suite Store anhand eines zentralen Regelwerks für die zeitgesteuerte Entlastung der Postfächer.

4. Reduzieren Sie die Archivierung unerwünschter Inhalte!
Nicht jede E-Mail enthält geschäftsrelevante Informationen, oftmals belasten Spam-Mails, Newsletter oder private Inhalte die Infrastruktur. Es ist daher wünschenswert, archivierungspflichtige Inhalte von unerwünschten Daten zu trennen. Durch die vorgelagerte Integration von iQ.Suite Watchdog und iQ.Suite Wall können unerwünschte Inhalte weitestgehend aussortiert werden. Intelligente Klassifizierungstechnologien ermöglichen die Trennung der Inhalte oder im Falle von Viren oder unerwünschten Anhängen, deren Filterung.

5. Minimieren Sie Backup-Fenster!
Steigende Datenmengen belasten die Infrastruktur, erschweren das Auffinden von E-Mails und erschweren die Datensicherung. iQ.Suite Store kann dazu beitragen, nicht nur die Reaktionszeiten des E-Mail-Systems zu verbessern, sondern zugleich die für eine Datensicherung notwendigen Zeitfenster zu minimieren. Die Verwendung eines fortschrittlichen Single-Instance-Verfahrens gewährleistet zudem, dass identische Dateianhänge nur ein einziges Mal gespeichert werden.

Weitere Informationen zum Thema E-Mail-Archivierung erhalten Sie hier.

Wissen ist nicht statisch, sondern muss um wettbewerbsfähig zu bleiben, ständig aktualisiert werden. Wir bieten daher regelmäßig interessante und praxisnahe Seminare und Webinare rund um das Thema E-Mail an.

Bereits im Juli erhalten Sie die Möglichkeit, an unserem kostenlosen iQ.Suite ClientAdmin Webinar teilzunehmen und Ihre Lotus Domino/Notes-Umgebung zentral in den Griff zu bekommen. Im August zeigen wir Ihnen in Exchange/SMTP-Schulungen, wie Sie mit unseren Produkten die E-Mail-Sicherheit und E-Mail-Archivierung in Ihrem Unternehmen effizient und zuverlässig realisieren.

Darüber hinaus können im September iQ.Suite Store Experten in einer Troubleshooting-Schulung erfahren, wie und wo sie bei auftauchenden Archivierungsproblemen den Ursachen auf den Grund gehen können. Versprochen - nach dieser Schulung kennen Sie iQ.Suite Store wie "Ihre eigene Westentasche".

Auch im Lotus Notes Schulungsbereich wird im September "Archivierung" ein Thema sein. Außerdem erfahren Sie alles über serverbasierte, zentrale Verschlüsselung und Signierung von E-Mails mit unserer Verschlüsselungslösung iQ.Suite Crypt und warum mit iQ.Suite WebCrypt der sichere Informationsaustausch mit Geschäftspartnern und Kunden ein Kinderspiel ist.

Weitere Details zu den Terminen und die Möglichkeit zur Online-Anmeldung finden Sie in unserem Schulungsbereich.

Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme!

Oftmals entwickeln sich Dienstreisen zu einem intransparenten Kostentreiber. Dass dies nicht so bleiben sollte, versteht sich von selbst. Meistern Sie die Herausforderung im Reisekostenrecht und sparen Sie dabei. Denn mittels genauer Planung, Steuerung und Kontrolle lassen sich die Unternehmensausgaben für Dienstreisen und Übernachtungen transparent halten. Die neue Software GEDYS IntraWare Travel unterstützt den gesamten Prozess einer Dienstreise - vom Antrag über die Genehmigung und Abrechnung bis hin zur automatischen Verbuchung der Reisekosten ins Finanzbuchhaltungssystem. Ob online oder lokal auf Ihrem Notebook - GEDYS IntraWare Travel spart Ihnen wertvolle Zeit mit Funktionen wie:

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• Controlling und mehrstufiges Genehmigungsverfahren
• Selbstlernende Software in einer einzigen Notes-Datenbank, um nur ein paar Highlights zu nennen.

"Ihre 60-Tage-Vollversion zum Test" inklusive Installationsassistent, Quick Start Guide und Handbuch finden Sie hier.

iQ.Suite Crypt ist die zentrale Instanz im Bereich E-Mail-Verschlüsselung und beherrscht die gängigen schlüssel- und zertifikatsbasierten Verfahren. Bei neu importierten PGP-Schlüsseln ist zu entscheiden, welche Überprüfungen durchgeführt werden sollen. Um die neuen Schlüssel für die Verschlüsselung aktiv zu verwenden, stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung: entweder setzt man den Ownertrust auf "ultimately trusted" (absolutes Vertrauen) oder man verwendet den Schlüssel ohne weitere Prüfung und kann somit jeden neuen importierten Schlüssel sofort nutzen. Hier ist die entsprechende Crypt Engine anzupassen.

Wie Sie die letztere Maßnahme umsetzen können und was Sie dabei beachten sollten, lesen Sie hier.