GROUP Business Software – The E-Mail-Compliance Company

Unternehmen müssen seit Anfang 2007 verpflichtende Angaben in der geschäftlichen E-Mail-Korrespondenz aufnehmen. Das unter dem Kürzel EHUG ("Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister") bekannt gewordene Gesetz sorgte anfangs für Verunsicherung. Schnell zeigte sich jedoch, dass mit durchgängigen Lösungen mögliche Bußgelder verhindert werden können.

Eine GROUP-Lösung ist dabei einmal mehr der Schlüssel zum Erfolg: iQ.Suite Trailer. Mehr als 200.000 Anwender haben sich im vergangenen Jahr für iQ.Suite Trailer und damit für mehr Rechtssicherheit entschieden. Und mehr noch: Unsere Lösung ermöglicht zusätzlich das automatisierte Einbinden personalisierter E-Mail-Signaturen und gewährleistet damit das einheitliche Erscheinungsbild Ihres Unternehmens.

Mehr dazu erfahren Sie hier: http://www.group-technologies.com/de/produkte/trailer.php

Interessiert? Dann fordern Sie unter http://www.group-technologies.com/share/trailer.pdf Ihr individuelles Angebot an und sparen Sie 5% auf Neulizenzen bei Bestellung bis zum 31.12.2008. Verlassen auch Sie sich auf unsere Lösung zum gesetzeskonformen Haftungsausschluss. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

Seit kurzem ist der neue Internetauftritt der GROUP Technologies verfügbar. Neben einem modernen Design bietet die aktualisierte Website einen noch besseren Zugriff auf verfügbare Informationen. So standen Themen wie Bedienbarkeit, Informationsgehalt und klare Strukturen mit flachen Hierarchien im Vordergrund bei der Überarbeitung des Internetauftritts.

Besonderes Augenmerk wurde auf die Verständlichkeit und genaue Erläuterung der relevanten Themen aus der Welt des E-Mail-Managements gelegt. Alle Aspekte aus den Bereichen E-Mail-Sicherheit, E-Mail-Archivierung und E-Mail-Produktivität sind klar strukturiert und lassen sich zügig auffinden. Interessante Themen wie Schulungen, Whitepaper und unser Dienstleistungsangebot sind nun unter dem Menüpunkt "Services und Support" zusammengefasst.

Überzeugen Sie sich selbst und besuchen Sie uns auf unserer neuen Website. Wir freuen uns auf Ihren Klick: www.group-technologies.com

Das Jahresende nähert sich langsam aber sicher. Das soll aber nicht heißen, dass uns die Puste ausgeht, denn wir geben Ihnen auch weiterhin die Gelegenheit, in unseren Schulungen und Workshops das erworbene Wissen über unsere Lösungen zu vertiefen oder weiter auszubauen. Garantiert ist auch etwas für Sie dabei!

Im Fokus stehen in den letzten beiden Monaten unsere Online-Seminare zur digitalen Verschlüsselung und Signatur und eine Update-Schulung unserer Sicherheitsinnovation iQ.Suite WebCrypt.

Im Dezember erfahren Sie, wie Sie mit iQ.Suite Store Ihre E-Mail-Server weitreichend entlasten und eine deutliche Performance-Steigerung erreichen oder relevante Daten sicher archivieren und jederzeit wieder herstellen können. Merken Sie sich die Termine schon jetzt vor.

Der Schwerpunkt für unsere Exchange/SMTP-Schulungen liegt in den kommenden Wochen auf folgende Themen: Neuigkeiten der iQ.Suite sowie die Optimierung und fortgeschrittene Konfiguration von iQ.Suite Store.

Auf Ihre Teilnahme freuen wir uns schon jetzt: 

Veranstaltungen für alle Kunden und Partner:

• 24.11.2008: Online-Seminar Digitale Verschlüsselung und Signatur
• 02.12.2008: Karlsruhe: Workshop Spam E-Mails - Problem und Lösung
• 08.12.2008: Online-Seminar Digitale Verschlüsselung und Signatur
• 15.12.2008: Karlsruhe: iQ.Suite WebCrypt

Lotus Notes Domino Kunden-Schulungen:

• 11.-12.11.2008 Karlsruhe: Optimize iQ.Suite für Lotus Domino - Beyond the Basics
• 21.11.2008 Karlsruhe: iQ.Suite für Lotus Domino: iQ.Suite Crypt
• 25.-28.11.2008 Karlsruhe: iQ.Suite für Lotus Domino: Grundlagen, iQ.Suite Watchdog, iQ.Suite Trailer, iQ.Suite Wall intensiv, iQ.Suite Clerk
• 26.-27.11.2008 Karlsruhe: iQ.Suite ClientAdmin für Lotus Domino
• 09.-12.12.2008 Karlsruhe: iQ.Suite für Lotus Domino: Grundlagen, iQ.Suite Watchdog, iQ.Suite Trailer, iQ.Suite Wall intensiv, iQ.Suite Clerk
• 16.-17.12.2008 Karlsruhe: iQ.Suite Store und iQ.Suite Bridge für Lotus Domino

Microsoft Exchange/SMTP Kunden-Schulungen:

• 11.-12.11.2008 Karlsruhe: Optimize your iQ.Suite Exchange/SMTP
• 24.11.2008 Karlsruhe: iQ.Suite Grundlagen, iQ.Suite Watchdog
• 25.11.2008 Karlsruhe: iQ.Suite Wall, iQ.Suite Trailer
• 26.11.2008 Karlsruhe: iQ.Suite Crypt/iQ.Suite WebCrypt
• 27.-28.11.2008 Karlsruhe: iQ.Suite Bridge/iQ.Suite Store

Haben wir Ihr Interesse an weiteren Schulungen oder Workshops geweckt? Dann schauen Sie doch hier vorbei.

Seit Juli 2008 ist die 8. EU-Richtlinie (EuroSOX) in den EU-Mitgliedsstaaten Gesetz. Ihr Ziel besteht darin, das Prüfwesen für den europäischen Markt zu harmonisieren und die Abschlussprüfungen der Unternehmen innerhalb der europäischen Gemeinschaft mit denen der USA gleich zu stellen. Das Gesetz ändert das Verhältnis von Management und Wirtschaftsprüfern grundlegend. Unter anderem greifen verschärfte Regeln in Bezug auf die Dokumentation der IT-Infrastruktur der Unternehmen. Deshalb muss sich vor allem die IT so aufstellen, dass alle relevanten Daten jederzeit verfügbar sind und eventuelle Regelverstöße schon im Vorfeld erkannt werden können. Dies betrifft auch alle mit der E-Mail-Kommunikation in Verbindung stehenden Aspekte, wie z.B. Datenschutz und Aufbewahrung.

Transparenz und Dokumentation sind die Schlüsselworte, um ein effizientes Risiko-Management zu etablieren. Die wichtigsten Anforderungen von EuroSOX an die IT beziehen sich deshalb maßgeblich auf organisatorisch-technologische Aspekte. Jedes Unternehmen muss für den langfristigen Erhalt planen und ein Notfallkonzept erstellen. Auch die Überwachung der Systempflege und Weiterentwicklung, des Datenschutzes, des täglichen Geschäfts sowie der Projekte bis hin zur Archivierung aller relevanten Daten, Dokumente und Unterlagen gehören zu den klaren ToDo‘s.

Bei Nichteinhaltung oder gar grober Fahrlässigkeit, zum Beispiel bei der Delegation von Aufgaben oder Projekten ohne Review, bei der Vernachlässigung von Überwachungspflichten oder bei fehlendem Security- und Notfallkonzept, haftet der Geschäftsführer oder Vorstand in vollem Umfang. Werden die Bestimmungen nicht eingehalten, können Haftungsklagen (analog zum KonTraG), Marktzugangsbarrieren (wie nach SOX) oder Schwierigkeiten bei der Kreditaufnahme (siehe Basel II) die Folge sein.

Das Wichtigste jedoch ist, dass sich die IT-Abteilungen nicht primär um Gesetzestexte kümmern sollten, sondern darum, generische Voraussetzungen für alle Compliance-Themen zu schaffen. Mit unseren Lösungen zum rechtssicheren E-Mail-Management legen wir im Bereich der elektronischen Kommunikation den Grundstein im Umfeld der aktuellen rechtlichen Entwicklungen. Sprechen Sie uns an!

Nicht selten fluten Spamwellen in kürzester Zeit die Mailboxen. Die folgende aufwändige, manuelle Sortierarbeit kostet Zeit und Nerven. Auf konventionellem Weg müssen dann Black- und Wortlisten aktualisiert werden. Dabei können Spam-Mails mit wenig oder keinem Text besonders schlecht auf die Schnelle erkannt und gefiltert werden.

Erfahren Sie hier, wie sie mit dem Einsatz von SASI (Sophos Anti Spam Interface) durch die Analyse unterschiedlichster Kriterien auch E-Mails mit wenig oder keinem Text als Spam erkennen. Zusätzlich hilft SASI durch das vollautomatische Update der Anti-Spam-Engine jederzeit aktuelle Informationen über die sich im Umlauf befindlichen Spam-E-Mails bereitzustellen.

Die Einrichtung von SASI wird eingehend in unseren Schulungen diskutiert und "live" realisiert.

Benutzersignaturen ausgehender E-Mails eines Unternehmens müssen einer wiedererkennbaren Struktur folgen. Ein einheitlicher Briefkopf mit Unternehmenslogo, Informationen über die genaue Bezeichnung des Unternehmens, die Namen der Geschäftsführer oder Hinweise auf Handelsregistereinträge gehören zu den Grundsätzen eines einheitlichen, rechtskonformen Corporate Design.

Um jedoch eine gesunde Symbiose aus statischen und dynamischen Informationen zu gewährleisten, und dem Benutzer eine zentral verwaltete aber auch individuelle E-Mail-Signatur zu ermöglichen, bietet iQ.Suite Trailer zusätzlich die Integration von Bildern. Ein vollwertiger, zentraler Ersatz für Outlook-gestützte Benutzersignaturen ist somit erreicht.

Wie Sie diese Möglichkeit erhalten, erfahren Sie hier.

Nach dem kollektiven Versagen der Compliance-Institutionen diesseits wie jenseits des Atlantiks - stellvertretend seien Organisationen wie die amerikanische SEC und die deutsche BaFin genannt - gilt es, den Compliance-Gedanken kritisch zu hinterfragen.

Sowohl die amerikanische als auch die deutsche Aufsichtsbehörde erließen fleißig Richtlinien und Regeln, waren verstärkt dabei, mehr und mehr Rechtssicherheit in die Unternehmen, speziell aber in die des Finanzsektors zu tragen. Transparenz war das große Ziel: zum einen im Innenverhältnis der Finanzinstitute untereinander (u.a. Geldwäschegesetz) zum anderen in der Kundenberatung (z.B. MiFiD). Doch leicht zu erkennen war der Kollateralschaden, den der Finanzsektor weltweit verursacht hat - durch angestrebte Transparenz weder aufgehalten, noch in der Dimension des angerichteten Schadens eingedämmt. Unvorstellbare Summen an Wertvernichtung werden genannt. Schockierende Zahlen geistern durch den Raum. Tausende Milliarden an vernichtetem Kapital, das sich im Nichts aufgelöst hat und ein Ende scheint noch nicht absehbar. Welche Konsequenzen sollten nun aus Compliance-Sicht daraus gezogen werden?

Vielleicht hilft bei der Beantwortung dieser Frage ein Blick in eine ganz andere Welt hin zu einem global Player der Automobilindustrie: Toyota. Als weltweit größter Automobilhersteller hat dieses Unternehmen schon sehr früh erkannt, dass ein internes Wertesystem eine wesentliche Säule des Gesamterfolges darstellt. Im Firmenkodex "Toyota Value" sind entsprechende Ziele formuliert und Regeln vorgegeben.

Mitarbeiter werden motiviert, stets die besten Problemlösungen zu finden. Das Streben nach ständiger Verbesserung (Kaizen), Respekt vor den Kollegen und ihren Fähigkeiten, Teamgeist, Bescheidenheit und - vor allem - den Kunden an erster und oberster Stelle zu setzen, sind zentrale Bestandteile des "Toyota Value" Systems. Die Freiheit, anderer Meinung zu sein, und dem Vorgesetzten zu widersprechen sind weitere Stilelemente der bewusst geförderten offenen Kommunikation im Hause Toyota.

Mitarbeiter werden als "Wissensarbeiter" gesehen, die an vorderster Front des Unternehmens das sogenannte "Chie" ansammeln, die Weisheit also, die sich mit der Erfahrung einstellt. Vergleicht man das mit den Verhaltensweisen, die Manager und Mitarbeiter des Finanzsektors jüngst an den Tag gelegt haben, scheint Toyota mit seinem Wertesystem in einer anderen Welt zuhause zu sein.
Fazit: "Compliance is a must" und eingebettet in einem Wertesystem unverzichtbar.

Für weitere Informationen zu den Themen dieses Newsletters steht Ihnen die GROUP unter sales@group-technologies.com oder Ihr Vertriebspartner gerne zur Verfügung.

Sollten Sie keine weiteren Informationen wünschen, senden Sie bitte eine E-Mail an newsletter@group-technologies.com